Mettre pour chaque entreprise un système de contrôle de gestion interne afin de minimiser les risques. Les accidents, les erreurs ou même les actes criminels ne devraient pas se produire dans les entreprises. Cela s’applique, par exemple, à la santé et à la sécurité au travail ou à la protection des sites de production contre les accès non autorisés par des tiers. Si des mesures et des règles précises peuvent être mises en place pour ces aspects assez concrets, une bonne gestion financière ou une bonne administration est plus difficile à garantir. Pour cette raison, de nombreuses entreprises mettent en place un système de contrôle de gestion interne, qui a pour mission d’assurer un système de gouvernance conforme aux stratégies et objectifs de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de contrôle de gestion interne ?
La direction d’une entreprise contrôle ses employés dans une certaine mesure. Mais qui contrôle les actions et les décisions de la direction ? Un système de contrôle de gestion interne peut améliorer la sécurité de l’entreprise pour ces domaines et d’autres de l’entreprise. L’objectif est de prévenir à la fois les erreurs et les actes criminels. Afin de minimiser les risques, un SCGI est composé de règles et de workflows conçus pour empêcher, dans la mesure du possible, les comportements illicites. Si tous les employés adhèrent à ces règles, il est difficile que des erreurs se produisent et le non-respect des règles peut être rapidement identifié.
Les mécanismes de contrôle peuvent être préventifs, parallèles ou postérieurs aux travaux à surveiller, selon l’utilité et l’applicabilité dans chaque contexte spécifique. La particularité du système de contrôle de gestion est le contrôle interne. Au lieu d’utiliser des parties externes comme organes de contrôle (supervision financière ou auditeurs), comme cela se produit dans d’autres systèmes, un bon SCGI permet aux employés de se surveiller les uns les autres.
Un système de contrôle de gestion efficace se compose de deux éléments : un système de gestion interne et un système de contrôle interne. La première catégorie concerne les règles de gestion d’une entreprise. Le contrôle, en revanche, est la partie la plus complexe et la plus ramifiée du SCGI. Au mieux, ces mesures devraient être effectuées automatiquement.
Les tâches et les principes d’une SCGI
En général, les systèmes de contrôle interne doivent garantir que personne dans l’entreprise ne se comporte de manière illégale, que tous les processus soient exécutés régulièrement et que la corruption et la criminalité économique soient évitées. Le champ d’action comprend également :
- Le sauvegarde des actifs : les actifs existants doivent être protégés des pertes ;
- La traçabilité : tous les processus doivent être enregistrés correctement et rapidement.
- L’amélioration : la traçabilité des processus permet de les améliorer ;
- Le respect des règles : le système s’assure que tous les participants respectent les règles.
Pour atteindre ces objectifs, un système de contrôle de gestion repose sur quatre principes différents :
- La séparation des rôles et des tâches : les fonctions exécutives (par exemple les achats), un expert-comptable (par exemple la comptabilité des stocks) et administratives (par exemple la gestion des entrepôts) au sein d’un processus commercial ne doivent pas être exercées par la même personne ou par le même groupe.
- Le contrôle : chaque processus important d’un employé doit être contrôlé par quelqu’un d’autre.
- L’information minimale : chaque salarié ne doit recevoir que les informations nécessaires à l’exercice de ses fonctions et pas plus .
- La transparence: avec une idée claire de la situation idéale, même les étrangers peuvent juger si les tâches sont exécutées correctement.
Mise en œuvre pratique d’un système de contrôle directionnel
En pratique, le SCGI est adapté aux circonstances et aux besoins de l’entreprise. Chaque système de contrôle de gestion est unique. Souvent, pour garantir des processus sûrs et clairs dans une entreprise, la documentation n’est pas tant cruciale que la culture d’entreprise et les comportements intériorisés. Cela nécessite une communication transparente entre la direction et chaque employé.
D’autres points, en revanche, reposent sur des rapports précis, qui fournissent aux organes de contrôle les informations nécessaires au suivi de la gestion. Ces rapports peuvent être générés régulièrement ou en fonction des circonstances. Une information financière détaillée présente bien entendu un intérêt particulier pour un système de contrôle interne.
Les SCGI sont souvent un défi, en particulier pour les petites entreprises. Afin de réussir la mise en œuvre d’un tel système, il est nécessaire d’avoir du personnel qui peut prendre le contrôle. Dans les petites entreprises, cependant, de nombreux domaines différents sont souvent confiés à une ou plusieurs personnes, ce qui rend le contrôle plus difficile. Cette faiblesse est encore plus évidente si la direction de l’entreprise est, par exemple, entre les mains d’une seule personne. Dans de tels cas, les employés devraient donc avoir le contrôle de la gestion, une circonstance difficilement applicable dans la pratique.
Il peut donc être utile d’appliquer un concept bottom-up, dans lequel les aspects individuels sont progressivement intégrés dans le SCGI avant de passer à l’introduction d’un système holistique. Le point de départ peut être, par exemple, la comptabilité, pour laquelle chaque entreprise dispose déjà d’un système de reporting. Un SCGI réussi dans les PME nécessite non seulement de l’autodiscipline, mais aussi une documentation adéquate.
